Van inspirerende AI-verkenning naar vastgesteld beleid en uitvoering
Kunstmatige intelligentie (AI) ontwikkelt zich snel en biedt kansen om slimmer te werken en dienstverlening te verbeteren. Tegelijkertijd brengt AI vragen en verantwoordelijkheden met zich mee. Ook bij Mooiland leefde de behoefte om hier bewust richting aan te geven: niet alleen door beleid vast te stellen, maar door eerst gezamenlijk het gesprek te voeren over mogelijkheden, voorbeelden en het gewenste toekomstbeeld.
De aanpak: AI-beleid in twee dagdelen
Dagdeel 1 • Inspirerende MT/DT-sessie: richting en toekomstbeeld
Het traject startte met een interactieve sessie met het management- en directieteam. Aan de hand van concrete AI-casussen en praktijkvoorbeelden verkenden we samen:
• actuele ontwikkelingen en toepassingsmogelijkheden van AI
• de impact op processen, medewerkers en dienstverlening
• kansen én grenzen van AI binnen een maatschappelijke organisatie
De voorbeelden maakten AI concreet en herkenbaar. Op basis hiervan is een gedeeld toekomstbeeld opgesteld: hoe wil Mooiland AI inzetten, nu en in de komende jaren? Daarnaast zijn de beleidsuitgangspunten, ambities en governance rondom AI vastgesteld. Dit vormde het fundament voor het verdere beleid.
Van concept naar vastgesteld beleid
Op basis van de sessies en interviews is een concept AI-beleid opgesteld, inclusief spelregels en een plan van aanpak voor de uitvoering. Dit concept is vervolgens:
• gedeeld binnen de organisatie
• inhoudelijk gereviewd door betrokken disciplines
• aangescherpt op basis van feedback
Na deze reviewronde is het AI-beleid vastgesteld in het managementteam. Hiermee kreeg het beleid niet alleen formele status, maar ook breed draagvlak.
Na afronding van het traject beschikt Mooiland over
• een helder toekomstbeeld en AI–visie
• een praktisch en verantwoord AI–beleid
• duidelijke spelregels voor medewerkers
• een vastgesteld beleid met bestuurlijk draagvlak
• een realistisch aanpak richting uitvoering
Niet alleen duidelijkheid op papier, maar ook richting, vertrouwen en eigenaarschap binnen de
organisatie.
Dagdeel 2 – Verdiepende interviews: van visie naar spelregels
In het tweede dagdeel zijn gerichte interviews gehouden met:
• Security & Privacy
• Personeel & Organisatie (P&O)
• Informatie & Automatisering (I&A)
In deze gesprekken is het toekomstbeeld vertaald naar de praktijk. Samen zijn:
• risico’s, randvoorwaarden en verantwoordelijkheden uitgewerkt
• implicaties voor medewerkers en AI-geletterdheid besproken
• technische en organisatorische uitvoerbaarheid getoetst
Dit resulteerde in concrete, gedragen spelregels voor het gebruik van AI binnen Mooiland.
“In twee dagdelen van inspiratie naar vastgesteld beleid, mét bestuurlijk draagvlak.”
Van beleid naar uitvoering
Naast het AI–beleid is geprioriteerde actiepuntenlijst opgesteld om AI stapsgewijs in de praktijk te brengen. Hierbij is aandacht besteed aan:
• prioriteren AI–use–cases
• vervolgstappen en fasering
• rollen en verantwoordelijkheden
• AI–geletterdheid en ondersteuning van medewerkers
• borging in bestaande processen en beleidsdocumenten
Het resultaat
De waarde voor Mooiland
Door te starten met inspirerende voorbeelden en casussen kon Mooiland bewuste keuzes maken over de rol van AI. De combinatie van visie, interviews, review en vaststelling zorgde voor een beleid dat past bij de organisatie én uitvoerbaar is in de praktijk.
