Digitale collega’s in Teams: VVA ontwikkelt eigen AI‑assistenten
Wat als je in Microsoft Teams niet alleen met collega’s praat, maar ook met digitale assistenten die je helpen met vragen, informatie opzoeken of interne processen? Binnen de business unit Intelligent Workforce (IWF) van VVA wordt hier actief mee geëxperimenteerd.
Rick, Wessel, Pepijn en Steyn ontwikkelden samen een reeks interne AI-assistenten die inmiddels binnen VVA worden getest. De digitale collega’s zijn nu intern werkzaam binnen onze verschillende business units. Milo (P&O), Sam (Security & Privacy), Daan (Digicoaching), Fred (voor feedback) en Irma (Intelligent Workforce) ondersteunen medewerkers bij uiteenlopende vragen en taken.
Het project begon als een innovatie-experiment, maar groeit inmiddels uit tot een platform dat mogelijk ook bij klanten ingezet kan worden.
Van idee naar interne pilot
Rick had al langer het idee om een AI‑platform te bouwen, maar de techniek ontbrak nog. Toen Wessel het team kwam versterken, vergeleken ze verschillende AI‑tools en vonden uiteindelijk een applicatie waarmee ze het platform met AI‑assistenten kunnen realiseren.
“We hebben verschillende tools naast elkaar gelegd en gekeken: wat kan dit nu echt betekenen voor organisaties?” vertelt Rick. “Toen zagen we dat bepaalde technologieën veel verder waren dan we eigenlijk dachten.”
Het idee ontstond om een platform te bouwen met digitale assistenten die geïntegreerd zijn in de systemen van een organisatie. Niet als losse chatbot, maar als een digitale collega die gewoon tussen je Microsoft Teams‑chats verschijnt. Zo kun je de assistent net zo eenvoudig een vraag stellen als aan een collega, terwijl hij tegelijkertijd toegang heeft tot kennis uit bijvoorbeeld SharePoint en interne documentatie.
“Zo’n assistent kan niet alleen algemene kennis gebruiken, maar ook informatie uit de organisatie zelf ophalen,” legt Rick uit. “Bijvoorbeeld over interne afspraken, beleid of processen.”
Digitale collega’s met een eigen rol
Vanuit dat idee ontstonden meerdere AI-persona’s. Elke assistent heeft een eigen rol en expertisegebied.
Binnen VVA werken verschillende business units met ieder hun eigen expertise. De AI‑assistenten sluiten daarop aan. Zo helpt Milo bij vragen over personeelszaken (P&O), Sam bij onderwerpen rondom Security & Privacy en ondersteunt Daan bij vragen vanuit Digicoaching. Irma beantwoordt vragen over Intelligent Workforce (IWF) en Fred wordt, als onderdeel van een pilot, gebruikt om feedback te verzamelen. Op die manier heeft elke digitale collega een duidelijk eigen rol binnen de organisatie.
Omdat het platform modulair is opgebouwd, kunnen nieuwe assistenten relatief eenvoudig worden toegevoegd.
“In principe kunnen we vrij snel een nieuwe digitale collega toevoegen,” vertelt Rick. “Het platform is zo opgebouwd dat we bouwstenen combineren en daarop een nieuwe persona kunnen maken.”
Ontwikkelen in sprints
De ontwikkeling gebeurt in korte iteraties. Wessel en Steyn bouwen de technische oplossingen, terwijl Rick het project coördineert en richting geeft aan de ontwikkeling.
De ontwikkeling verloopt gefaseerd. In de beginfase hielp Pepijn bij het opzetten van de technische basis en structuur van het platform. Daarna is het team verdergegaan met de daadwerkelijke ontwikkeling van de AI‑assistenten. Inmiddels draait de eerste interne pilot binnen VVA, waarin wordt getest hoe de digitale collega’s in de praktijk worden gebruikt en waar nog verbeteringen mogelijk zijn.
De volgende stap: meer agentic AI
De huidige bots zijn vooral nog slimme assistenten die vragen beantwoorden en informatie ophalen. In de volgende fase wil het team meer agentic AI-functionaliteiten toevoegen.
Dat betekent dat AI niet alleen reageert op vragen, maar ook zelfstandig taken kan uitvoeren.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Relevante nieuwsberichten, ontwikkelingen of storingen monitoren op het internet en proactief doorsturen naar de organisatie.
- Documenten in SharePoint beheren, aanmaken en aanpassen.
- Mails in Outlook beheren, conceptmails voorstellen.
- Documenten archiveren en beheren in het DMS Systeem.
- Proactief meldingen sturen bij storingen
- Berichten plaatsen in Teams
“Het systeem werkt al met meerdere AI-agents die samenwerken,” legt Rick uit. “Maar straks willen we dat ze ook steeds meer taken zelfstandig uitvoeren.”
Leren door te bouwen
Omdat het project sterk experimenteel is, hoort leren bij het proces. Soms betekent dat ook dat eerdere keuzes opnieuw bekeken moeten worden.
Binnen VVA staat innovatie centraal. Nieuwe ideeën worden daarom eerst zorgvuldig getest en uitgewerkt voordat ze breder worden ingezet. Ook dit project begon als een experiment waarin het team stap voor stap onderzocht wat er technisch mogelijk is en hoe AI‑assistenten in de praktijk kunnen ondersteunen.
“Het mooie van zo’n traject is dat je continu nieuwe dingen leert,” vertelt Steyn. “Je ontdekt wat werkt, wat beter kan en hoe je het platform steeds verder kunt verbeteren.”
Voor het team is dat juist de kracht van dit soort projecten: experimenteren, ontwikkelen en tegelijkertijd bouwen aan oplossingen die organisaties echt kunnen helpen.
Verrassende inzichten
Tijdens het testen viel het team ook iets positiefs op: de AI-assistenten blijven opvallend goed binnen hun grenzen.
“Wat ik heel mooi vind,” zegt Rick, “is dat de AI-assistenten soms juist weigeren om een antwoord te geven als ze iets niet zeker weten.”
In plaats van een fout antwoord te genereren, verwijst de assistent dan naar een medewerker of geeft aanvullende informatie.
“Dat is precies wat je wilt. Dat een systeem zegt: dit kan ik niet, maar ik kan je wel helpen om verder te komen.”
Technologie die werk leuker maakt
Voor het team achter het project draait het uiteindelijk niet alleen om technologie, maar vooral om wat technologie mogelijk maakt.
“Ik vind het leuk om met nieuwe technieken bezig te zijn,” zegt Rick. “En vooral als ze het werk makkelijker of sneller maken.”
Steyn herkent dat gevoel. “Het geeft veel energie als je iets bouwt en ziet dat het automatisch werk voor je uitvoert.”
Of zoals Rick het samenvat:
“Technologie moet je helpen om minder tijd kwijt te zijn aan repetitieve taken, zodat je juist de leuke en waardevolle dingen kunt doen.”
Contactverzoek
Wil je verkennen wat AI-assistenten voor jullie kunnen betekenen?
