Lieven de Key: Een jaar na de lancering van Tobias 365
In mei 2022 ging Lieven de Key live met Tobias 365, na enkele noodzakelijke functionele uitbreidingen in juli en oktober werd het project in december overgedragen aan de beheerorganisatie. Een jaar na de lancering interviewt projectleider Eric Jansen van VVA-informatisering Jan-Kees Medik, de opdrachtgever en directeur Financiën & Bedrijfsvoering bij Lieven de Key.
Eric Jansen: De implementatie van Tobias 365 was een langdurig project, waarbij sommige projectmedewerkers ongeveer 3 jaar betrokken waren. Hoe heeft Lieven de Key de samenwerking met Aareon en VVA ervaren?
Jan-Kees Medik: Nadat het project in een moeizame fase zat, hebben we VVA gevraagd om een review uit te voeren en de projectbegeleiding over te nemen en uit te breiden. Dit heeft goed gewerkt tot aan de livegang, waardoor Lieven de Key zich nu kan richten op verdere ontwikkeling, hoewel we nog niet helemaal klaar zijn. Het was een uitdagend project, met veel maatwerk, wat soms de relatie met Aareon onder druk zette, maar we wilden samen doorzetten. Voor Lieven de Key was dit ook een nieuwe ervaring, aangezien we niet eerder een dergelijk project hebben uitgevoerd. Als opdrachtgever, opdrachtnemer en projectleider hebben we ons flexibel opgesteld en dat is goed bevallen. VVA heeft hieraan een waardevolle bijdrage geleverd, en ook Aareon zat er bovenop. Er was voortdurend goede communicatie, interne betrokkenheid en sturing om de geplande livegang te realiseren. Gelukkig beschikken we ook over een sterke interne ICT-organisatie, waar veel van werd gevraagd.
Eric Jansen: Voor het project waren verschillende doelen gesteld, waaronder vereenvoudiging van het applicatielandschap. In hoeverre zijn deze doelen bereikt?
Jan-Kees Medik: We werken nu met Microsoft als standaard in de cloud, waarbij Azure als positief wordt ervaren. De complexiteit van ons landschap is verminderd en we zijn weer bij. We hadden systemen die moeilijk met elkaar konden communiceren, maar nu hebben we een meer open structuur die ons meer flexibiliteit biedt voor de toekomst. Hierdoor kunnen we ook gemakkelijker uitbreiden wanneer dat nodig is. Zo hebben bijvoorbeeld nu altijd een financiële aansluiting. Wat betreft kosten hadden we misschien meer besparingen verwacht, maar als ik eerlijk ben valt dat tegen. Dat is echter de huidige marktsituatie.
Eric Jansen: We zijn nu een jaar na de oorspronkelijke lancering. Hoe kijkt Lieven de Key nu naar het gebruik van Tobias 365?
Jan-Kees Medik: Veel processen verlopen nu erg goed. De prolongatie werkt goed, het systeem is stabiel en presteert goed. De jaarlijkse huurverhoging is onlangs succesvol verlopen, wat een groot voordeel is ten opzichte van het verleden, toen we meerdere systemen moesten gebruiken. De kwartaalupdates gaan ook steeds beter, dus over het algemeen zijn we tevreden over Tobias 365. Een aandachtspunt blijft de beschikbaarheid van consultants, maar dit is een uitdaging waar de hele markt mee te maken heeft. We wensen Aareon en andere leveranciers veel goede nieuwe medewerkers toe.
Eric Jansen: Tot slot, heb je nog tips voor andere woningcorporaties die gaan migreren naar Tobias 365?
Jan-Kees Medik: Stel samen met Aareon een realistische planning op en definieer duidelijke projectdoelen van tevoren. Dit geldt met name voor grotere organisaties. Bij Lieven de Key waren ongeveer 80 mensen betrokken bij het project, en we hadden de consequenties hiervan aan het begin van het project beter kunnen inschatten. Zorg vervolgens voor een goede governance om de realisatie van de planning en doelen te waarborgen, eventueel met behulp van een externe kwaliteitsreview. Bouw een solide projectorganisatie met een goede mix van interne en externe medewerkers en laat je extern begeleiden. Op die manier komt het helemaal goed.