DigiCoaching in de praktijk: “We zorgen niet alleen dat systemen werken, maar dat mensen er beter mee werken”
Veel organisaties beschikken over een uitgebreid applicatielandschap met onder andere Microsoft 365 en ERP-systemen. De techniek is aanwezig, maar in de praktijk blijft de potentie vaak onbenut. Medewerkers werken nog zoals ze gewend zijn, processen zijn versnipperd en systemen sluiten niet altijd goed aan op de dagelijkse praktijk.
Binnen VVA helpt Digicoaching organisaties om daar vernadering in te brengen. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? We gingen in gesprek met een aantal van onze collega’s: Cilia, Sven en Aya.
Te veel mogelijkheden, te weinig structuur
Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden, maar juist dat kan ook een uitdaging zijn.
“Je hebt zoveel opties,” zegt Cilia. “Teams, SharePoint, OneDrive, Loop… mensen weten niet wat ze wanneer moeten gebruiken. Dan gaan ze maar gewoon iets proberen.”
Sven vult aan: “Dan heb je één document dat op vijf plekken staat. En niemand weet meer welke de juiste versie is.”
De rol van Digicoach: brug tussen werkvloer en techniek
Digicoaches bij VVA werken precies op het snijvlak van organisatie, processen en IT. Ze helpen niet alleen bij vragen, maar kijken breder. “We zijn vaak de brug tussen techniek en de organisatie,” zegt Cilia. “We kijken: waar komt een vraag vandaan? Is het technisch, of ligt het aan werkafspraken of niet ingerichte processen?”
Vaak betekent dat ook dat de oplossing niet technisch is. “Je bent soms echt een soort Sherlock Holmes,” vertelt Cilia. “Je krijgt een probleem binnen met beperkte context. Als we dan in gesprek gaan met medewerkers blijkt het vaak geen probleem te zijn. Maar onduidelijkheid in de werkwijze of slechts een kleine aanpassing in het systeem.”
Van mailcultuur naar samenwerken
Volgens de Digicoaches zit de grootste uitdaging niet in de techniek, maar in gedrag.
”Teams is tegenwoordig eigenlijk het belangrijkste,” vertelt Sven. ”Maar je ziet dat organisaties nog sterk in een mailcultuur zitten. Terwijl je juist toe wilt naar samenwerken in Teams en SharePoint.”
Aya herkent dat beeld: “Je ziet dat er nog heel veel documenten via mail worden gedeeld. Dan krijg je versie 1, versie 2, versie 3… terwijl dat helemaal niet nodig is.”
De gevolgen zijn herkenbaar: versnipperde informatie, onduidelijkheid en inefficiëntie. Toch is de oplossing vaak dichterbij dan gedacht.
“Wij zorgen niet alleen dat systemen werken, maar dat organisaties er beter door gaan werken.”
Kleine stappen, grote impact
Een belangrijke les uit de praktijk: adoptie werkt niet alleen als je het klein en praktisch houdt.
“Trainingen werken het beste als ze interactie zijn,” zegt Aya. “Kleine groepen, maximaal anderhalf uur, en echt gericht op het werk van de mensen.”
Ook rolgericht werken is essentieel. “Een KCC-medewerker werkt anders dan iemand van wonen,” legt Aya uit. “Daar moet je je aanpak op aanpassen. Hier gebruiken we onze eigen DiVa-aanpak voor.”
Sven benadrukt dat je organisaties niet moet overvragen:
“Microsoft is vaak al veel verder dan waar een organisatie klaar voor is. Je moet het in fases doen. Anders wordt het te veel.”
Digitale zelfredzaamheid als doel
Het uiteindelijke doel van Digicoaching is dan ook de digitale zelfredzaamheid: organisaties die zelfstandig verder kunnen.
“We willen dat mensen zelf weten hoe ze moeten werken,” zegt Cilia. “Dat ze minder afhankelijk worden en zelf stappen kunnen zetten.”
Dat betekent dat Digicoaches verder kijken dan vandaan.
“Je lost niet alleen iets op,” zegt Aya. “Je kijkt ook: hoe kan dit structureel beter?”
Begin bij de basis
Tot slot hebben de Digicoaches nog één belangrijk advies:
“Begin met je doel,” zegt Cilia. “Welk probleem heb je? En wat wil je oplossen? Vanuit daar kun je pas echt stappen zetten.”
Of zoals het binnen VVA wordt samengevat:
“Wij zorgen niet alleen dat systemen werken, maar dat organisaties er beter door gaan werken.”
Draagvlak maakt het verschil
Succesvolle adoptie begint volgens de Digicoaches bij draagvlak.
“Het helpt als je per afdeling iemand hebt die het voortouw neemt,” zegt Sven. “Een ambassadeur die zegt: dit gaan we doen.”
Maar onderling gedrag speelt een rol.
“Als mensen met elkaar het gesprek aangaan over hoe ze werken, dan zie je dat het echt begint te leven,” vertelt Cilia.
Uiteindelijk zie je het resultaat terug in de praktijk:
“Als mensen hun documenten sneller kunnen vinden en minder vragen stellen, dan weet je dat het werkt.”
Waarom Digicoaching juist nu relevant is
Organisaties worden steeds digitaler en het aantal systemen groeit. Tegelijkertijd hebben medewerkers minder tijd om zich daarin te verdiepen.
“Het gat tussen techiek en organisatie wordt steeds groter,” zegt Cilia. “Mensen zijn druk, systemen worden complexer, en niemand heeft tijd om het echt goed uit te zoeken.”
Juist daarom is begeleiding essentieel.
Contactverzoek
Wil je verkennen wat onze Digitale Vaardigheden aanpak voor jouw organisatie kan betekenen?
