Ontdek de Cloud AVG Scanner 2.0
Privacy begint niet bij beleid, maar bij inzicht. Veel organisaties weten welke applicaties zij gebruiken, maar hebben minder zicht op de persoonsgegevens die in documenten, presentaties, e-mails en projectmappen zijn opgeslagen. Juist daar ontstaan privacyrisico’s.
Met de Cloud AVG Scanner 2.0 helpt VVA-informatisering organisaties om snel en veilig inzicht te krijgen in persoonsgegevens binnen Microsoft 365 en SharePoint. Zonder installaties, zonder dat gegevens de eigen omgeving verlaten en volledig binnen de bestaande autorisaties.
Meer persoonsgegevens dan u denkt
In vrijwel iedere SharePoint-omgeving staan persoonsgegevens opgeslagen die in de loop der jaren zijn verzameld. Een gescand identiteitsbewijs in een projectmap, een Excelbestand met bankgegevens of een oude e-mail met gevoelige informatie als bijlage. Vaak zijn deze bestanden eenvoudig uit het oog verloren.
De Cloud AVG Scanner doorzoekt één map, een documentbibliotheek of de volledige Microsoft 365-omgeving op persoonsgegevens. Daarbij worden onder andere BSN’s, IBAN-nummers, telefoonnummers en e-mailadressen herkend. Ook bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 en 10 van de AVG, zoals medische gegevens of strafrechtelijke informatie, worden gedetecteerd.
De scanner kijkt bovendien verder dan alleen de zichtbare inhoud van documenten. Ook opmerkingen, notities bij PowerPoint-presentaties, verborgen werkbladen in Excel, e-mailbijlagen, gescande documenten en foto’s worden geanalyseerd.
“Persoonsgegevens beschermen begint niet bij opruimen, maar bij inzicht: weten waar informatie staat, wie erbij kan en wat ermee moet gebeuren.”
Nieuw in versie 2.0: van inzicht naar actie
Met versie 2.0 is de Cloud AVG Scanner uitgebreid met nieuwe functionaliteiten die organisaties helpen om sneller prioriteiten te stellen en eenvoudiger vervolgacties uit te voeren.
Zo kent de scanner automatisch een risiconiveau toe aan ieder gevonden bestand. Hierdoor wordt direct duidelijk welke documenten de meeste aandacht vragen. Wanneer nodig kan dit risiconiveau eenvoudig worden aangepast, zowel voor individuele bestanden als voor complete categorieën.
Ook is het mogelijk om organisatiebrede uitzonderingen vast te leggen. Denk aan VHE-nummers, interne telefoonnummers of algemene e-mailadressen die niet telkens opnieuw beoordeeld hoeven te worden. Wanneer deze uitsluitingslijst wordt aangepast, worden eerdere scanresultaten automatisch opnieuw beoordeeld, zonder dat een nieuwe scan nodig is.
Daarnaast ondersteunt de scanner het opruimen van bestanden. Vanuit hetzelfde overzicht kunnen documenten direct worden verwijderd of verplaatst naar een archiefmap. Zo hoeven beheerders niet handmatig door SharePoint te navigeren om bestanden terug te vinden.
Voor organisaties die met meerdere beheerders werken biedt versie 2.0 bovendien meer samenwerking. Scanresultaten zijn inzichtelijk voor collega’s binnen de bestaande SharePoint-rechten, waardoor aantoonbaar is welke controles zijn uitgevoerd. Nieuwe scans kunnen daarnaast eenvoudig in een wachtrij worden geplaatst, zodat deze op een geschikt moment worden uitgevoerd.
Privacy vraagt om inzicht én bewustwording
Technologie helpt om risico’s zichtbaar te maken, maar privacy blijft mensenwerk. Daarom ziet VVA-informatisering de Cloud AVG Scanner als onderdeel van een bredere aanpak rondom privacy en informatiebeveiliging.
Naast inzicht in persoonsgegevens ondersteunen wij organisaties ook met bewustwording, bijvoorbeeld via onze AVG-escaperoom. Daar leren medewerkers niet welke regels zij moeten onthouden, maar vooral welke situaties zij moeten herkennen. Door technologie te combineren met bewustwording ontstaat duurzame grip op privacy.
Veilig scannen binnen uw eigen omgeving
Privacy staat vanzelfsprekend ook bij de scanner zelf centraal.
Alle bestanden blijven binnen de eigen Microsoft 365-omgeving. De Cloud AVG Scanner werkt met de rechten van de ingelogde gebruiker. Daardoor ziet niemand meer informatie dan waarvoor al autorisatie bestaat. Er worden geen wachtwoorden gedeeld en er is geen software-installatie nodig. Een beheerder verleent eenmalig toestemming aan de applicatie; daarna kan direct worden gestart.
Wilt u weten welke persoonsgegevens in uw Microsoft 365-omgeving staan?
Bij VVA-informatisering geloven we dat privacy meer is dan voldoen aan wet- en regelgeving. Door inzicht, slimme technologie en bewustwording te combineren, helpen we organisaties om persoonsgegevens veilig te beheren en grip te houden op hun informatievoorziening.
Met de Cloud AVG Scanner 2.0 brengt u snel en veilig in kaart waar persoonsgegevens zich bevinden, welke risico’s prioriteit hebben en welke acties nodig zijn om compliant te blijven.
Benieuwd wat de Cloud AVG Scanner voor uw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een demonstratie of vrijblijvend advies.
