logo VVA Informatisering

Lieven de Key: Een jaar na de lancering van Tobias 365

In mei 2022 ging Lieven de Key live met Tobias 365, na enkele noodzakelijke functionele uitbreidingen in juli en oktober werd het project in december overgedragen aan de beheerorganisatie. Een jaar na de lancering interviewt projectleider Eric Jansen van VVA-informatisering Jan-Kees Medik, de opdrachtgever en directeur Financiën & Bedrijfsvoering bij Lieven de Key.

Eric Jansen: De implementatie van Tobias 365 was een langdurig project, waarbij sommige projectmedewerkers ongeveer 3 jaar betrokken waren. Hoe heeft Lieven de Key de samenwerking met Aareon en VVA ervaren?

Jan-Kees Medik: Nadat het project in een moeizame fase zat, hebben we VVA gevraagd om een review uit te voeren en de projectbegeleiding over te nemen en uit te breiden. Dit heeft goed gewerkt tot aan de livegang, waardoor Lieven de Key zich nu kan richten op verdere ontwikkeling, hoewel we nog niet helemaal klaar zijn. Het was een uitdagend project, met veel maatwerk, wat soms de relatie met Aareon onder druk zette, maar we wilden samen doorzetten. Voor Lieven de Key was dit ook een nieuwe ervaring, aangezien we niet eerder een dergelijk project hebben uitgevoerd. Als opdrachtgever, opdrachtnemer en projectleider hebben we ons flexibel opgesteld en dat is goed bevallen. VVA heeft hieraan een waardevolle bijdrage geleverd, en ook Aareon zat er bovenop. Er was voortdurend goede communicatie, interne betrokkenheid en sturing om de geplande livegang te realiseren. Gelukkig beschikken we ook over een sterke interne ICT-organisatie, waar veel van werd gevraagd.

Eric Jansen: Voor het project waren verschillende doelen gesteld, waaronder vereenvoudiging van het applicatielandschap. In hoeverre zijn deze doelen bereikt?

Jan-Kees Medik: We werken nu met Microsoft als standaard in de cloud, waarbij Azure als positief wordt ervaren. De complexiteit van ons landschap is verminderd en we zijn weer bij. We hadden systemen die moeilijk met elkaar konden communiceren, maar nu hebben we een meer open structuur die ons meer flexibiliteit biedt voor de toekomst. Hierdoor kunnen we ook gemakkelijker uitbreiden wanneer dat nodig is. Zo hebben bijvoorbeeld nu altijd een financiële aansluiting. Wat betreft kosten hadden we misschien meer besparingen verwacht, maar als ik eerlijk ben valt dat tegen. Dat is echter de huidige marktsituatie.

Eric Jansen: We zijn nu een jaar na de oorspronkelijke lancering. Hoe kijkt Lieven de Key nu naar het gebruik van Tobias 365?

Jan-Kees Medik: Veel processen verlopen nu erg goed. De prolongatie werkt goed, het systeem is stabiel en presteert goed. De jaarlijkse huurverhoging is onlangs succesvol verlopen, wat een groot voordeel is ten opzichte van het verleden, toen we meerdere systemen moesten gebruiken. De kwartaalupdates gaan ook steeds beter, dus over het algemeen zijn we tevreden over Tobias 365. Een aandachtspunt blijft de beschikbaarheid van consultants, maar dit is een uitdaging waar de hele markt mee te maken heeft. We wensen Aareon en andere leveranciers veel goede nieuwe medewerkers toe.

Eric Jansen: Tot slot, heb je nog tips voor andere woningcorporaties die gaan migreren naar Tobias 365?

Jan-Kees Medik: Stel samen met Aareon een realistische planning op en definieer duidelijke projectdoelen van tevoren. Dit geldt met name voor grotere organisaties. Bij Lieven de Key waren ongeveer 80 mensen betrokken bij het project, en we hadden de consequenties hiervan aan het begin van het project beter kunnen inschatten. Zorg vervolgens voor een goede governance om de realisatie van de planning en doelen te waarborgen, eventueel met behulp van een externe kwaliteitsreview. Bouw een solide projectorganisatie met een goede mix van interne en externe medewerkers en laat je extern begeleiden. Op die manier komt het helemaal goed.

VVA

Klantcases

Tobias 365 implementaties in samenwerkingsverbanden

Vanuit de business unit “Informatisering” bij VVA zijn we regelmatig betrokken bij selecties en implementaties van applicaties in samenwerkingsverbanden tussen woningcorporaties.
Een van de recente aansprekende projecten binnen een van de samenwerkingsverbanden is de Tobias365 upgrade, het primaire systeem van de samenwerkende corporaties.
In een interview met projectmanager Eric Jansen van VVA deelt hij de voor- en nadelen en aandachtspunten van implementaties in samenwerkingsverbanden.

Nieuws

Het verhogen van ERP-systeemadoptie van woningcorporatiemedewerkers

In de digitale en innovatieve wereld van vandaag omarmen woningcorporaties technologieën zoals het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor operationele efficiëntie. Het ERP-systeem, een geïntegreerd beheersysteem en organisatiebrede database, versnelt informatie-uitwisseling en verbetert bedrijfsprocessen. Ondanks het potentieel van ERP-systemen, hebben veel implementatieprojecten niet het gewenste resultaat door werknemers die terughoudend zijn om het systeem te adopteren. De weerstand ontstaat door ingrijpende veranderingen in organisatiestructuren en -processen, wat de motivatie van werknemers negatief beïnvloedt. Het onderliggende doel van dit onderzoek was het identificeren van de factoren die deze weerstand beïnvloeden en deze te verwerken in een framework dat de acceptatie van het ERP-systeem door werknemers verhoogt.

Klantcases

VVA begeleidt Woongoed Middelburg bij Casix implementatie

Woongoed Middelburg heeft recent de stap gemaakt om hun mutatieproces te digitaliseren met de inspectie-app Casix, wat een optimalisatie in hun mutatieonderhoudsproces betekent! De samenwerking van Woongoed Middelburg met onderhoudsleverancier Bouwbedrijf Joziasse, waarbij Bouwbedrijf Joziasse de inspecties uitvoert, zorgde voor extra uitdagingen en kansen. Benieuwd naar hoe een Business Consultant van VVA, Woongoed Middelburg hiermee begeleid? Lees dan vooral verder!

Ontwikkelingen | Trends

Onze eerste indrukken van Microsoft Copilot

De afgelopen maanden heeft een aantal collega's intensief gebruik gemaakt van Microsoft Copilot. En goed nieuws, waar Microsoft Copilot voorheen nog enkel in het Engels beschikbaar was, is het sinds deze week ook (bijna) volledig beschikbaar in het Nederlands! Onze collega Lennart Bakx deelt zijn ervaringen tot nu toe!

Nieuws

Ontdek de wereld van AI met onze AI webinar!

​Met enthousiasme kijken we terug op een interessante AI-webinar die vol zat met waardevolle inzichten en inspirerende discussies. Tijdens deze webinar hebben we een diepgaande verkenning gemaakt van de actuele ontwikkelingen, trends en toepassingsmogelijkheden van AI. Van fundamentele theoretische principes tot praktische implementaties, we hebben de deelnemers meegenomen op een inspirerende reis door de grenzeloze wereld van kunstmatige intelligentie.