Succes in IT-projecten: Inzichten van VVA en CHAOS 2020 

Aantal mislukte en succesvolle IT-projecten

Het is onmogelijk om een exact percentage te geven van het aantal mislukte IT-projecten, aangezien dit afhankelijk is van verschillende factoren en interpretaties. Er zijn wel verschillende onderzoeken uitgevoerd die hebben geprobeerd het mislukkingspercentage van IT-projecten vast te stellen.

1. Succesvolle projecten: binnen het budget, op tijd en naar tevredenheid worden voltooid.
2. Uitdagende projecten: hebben te kampen met budgetoverschrijdingen, vertragingen en/of onbevredigende resultaten.
3. Mislukte projecten: zijn vroegtijdig zijn stopgezet of na implementatie niet gebruikt.

Het is interessant om op te merken dat er situaties zijn waarbij projecten voldoen aan de gestelde criteria, maar waarbij de resultaten toch niet worden gebruikt vanwege veranderingen in de omgeving. Ook zijn er veel projecten die te maken hebben met budgetoverschrijdingen of vertragingen, maar desondanks grote waarde hebben.

Projectsuccessen bij VVA

Voor de projecten waar VVA bij betrokken is hebben wij geen database bijgehouden om te duiden of de projecten succesvol waren of niet. Hoewel we graag zouden zeggen dat alle projecten waar wij in deelnemen succesvol zijn, is dat niet waar. Het komt helaas wel eens voor dat budgetten overschreden worden, de planning niet gehaald wordt of dat niet alle gewenste zaken gerealiseerd konden worden. In enkele uitzonderlijke gevallen zijn er ook projecten gestopt. Ook zijn er voorbeelden te benoemen van projecten waarbij het eindresultaat niet in gebruik werd genomen. En voorbeelden waarbij een project ondanks de financiële en planningsuitdagingen veel meer opleverde dan verwacht. De indeling van het CHAOS rapport geeft ook VVA mooie handvaten om in de toekomst meer aan prestatiemetingen te doen. Dit kan vervolgens gebruikt worden om onderzoek te doen naar de oorzaken en daarvan te leren. Wat zijn nu de factoren die leiden tot een succesvol of gefaald project?

Complexiteit bij projecten van VVA

In de projecten bij VVA komen we deze complicerende factoren allemaal tegen. Wij werken niet voor multinationals met duizenden medewerkers op honderden verschillende locaties, maar ook bij onze IT-projecten voor wonen, zorg en onderwijs in Nederland zien we alle genoemde factoren terug. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om een bewezen standaard softwareapplicatie te implementeren voor een enkele afdeling die gemotiveerd is om er mee te werken, dan om een nieuw ERP-systeem te implementeren voor twee fuserende organisaties waarbij de medewerkers nog niet weten of er voor hen plaats is in de nieuwe organisatie. Helaas zien we ook nog situaties waarbij een IT-product is aangeschaft aan de hand van een demo en in het contract amper beschreven staat wat het systeem moet kunnen. In sommige gevallen wordt zelfs ook niet uitgelicht of er softwareontwikkeling noodzakelijk is. Ook kunnen wij bevestigen dat ontwikkeltrajecten een stuk risicovoller zijn dan de implementaties van bewezen standaard software.

De succesfactoren

Een goede sponsor, een goed team en een ondersteunende omgeving zijn volgens The Standish Group essentiële factoren voor het succes van IT-projecten.

Goede sponsor: Een sponsor speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de betrokkenheid van belanghebbenden, het verkrijgen van de nodige middelen en het creëren van een ondersteunende projectcultuur. Een sponsor met een duidelijke visie en betrokkenheid kan helpen bij het overwinnen van obstakels en het bieden van richting aan het team.

Opdrachtgevers voor VVA

Het is belangrijk om een goede opdrachtgever te hebben bij projecten.  Wij komen zowel ervaren als onervaren opdrachtgevers tegen voor IT-projecten. Sommige opdrachtgevers zijn bijvoorbeeld niet gewend om projectmatig te werken. Of ze hebben helemaal geen affiniteit met IT. Dat hoeft geen probleem te zijn. Daar waar een opdrachtgever onervaren is coachen we hem of haar. We proberen de opdrachtgever ook altijd op de belangrijke momenten in positie te brengen en tijdig besluiten te laten nemen.

Team: Het hebben van een goed samengesteld en goed functionerend team is van essentieel belang voor het succes van IT-projecten. Dit omvat teamleden met de juiste vaardigheden en expertise, goede samenwerking, effectieve communicatie en het vermogen om uitdagingen aan te gaan. Een hecht team dat goed kan samenwerken en elkaars sterke punten benut, heeft een grotere kans op succes.

Projectteams bij VVA

Als we kijken naar de projectteams waarin we werken zien we doorgaans overal unieke samenstellingen. We werken zelden met exact dezelfde teams aan een volgend project. Dit komt doordat er per project verschillende bedrijven betrokken zijn die moeten samenwerken. Je weet dus vaak niet zeker of je voldoende expertise aan boord hebt, mensen de juiste vaardigheden hebben en ook qua karakter in het team passen. Hier hebben we mee te dealen en besteden we aandacht aan. De teamsamenstelling is een belangrijk punt bij de opstart van een project en kan ook tijdens de uitvoering van een project verschillende uitdagingen geven (ziekte, ontslag, disfunctioneren, conflicten etc.). Vandaag de dag wordt er ook steeds meer op afstand gewerkt. Om de samenwerking in het team te stimuleren, nodigen we projectleden in ieder geval op bepaalde momenten uit om fysiek samen te komen. Bijvoorbeeld bij de start van een project of een andere belangrijke mijlpaal. Daarnaast plannen we gedurende een project ook informele activiteiten voor de teambuilding. Het is in ieder project weer de kunst om een winnend team op te bouwen.

Omgeving (Plaats): De omgeving waarin een IT-project plaatsvindt, kan ook van invloed zijn op het succes ervan. De omgeving omvat de mensen, plaatsen en dingen, zoals tools, waardoor het project wordt uitgevoerd – eigenlijk alles behalve het team en de sponsor.

De werkomgeving van projecten bij VVA

Voor de werkomgeving zien wij de laatste tijd een aantal veranderingen die van grote invloed zijn. (1) Er wordt steeds meer op afstand gewerkt en (2) software wordt steeds frequenter en in kleinere stappen uitgeleverd (continuous delivery). Doorgaans werken wij met implementatieteams die zich in Nederland bevinden. Deze teamleden werken sinds de Corona tijd ook steeds vaker op afstand. Om hen goed aan te haken, is het van belang om met moderne communicatiemiddelen te werken en goede werkafspraken te maken. Bij VVA hebben we hierin al de nodige ervaring. We werken al hybride sinds de oprichting in 2007 en gebruiken altijd moderne communicatiemiddelen. Voor onze meeste klanten is hybride werken gelukkig sinds het Corona tijdperk ook “normaal” geworden. Daar komt nu wel bij dat de softwareleveranciers ook steeds vaker met development teams van over heel de wereld werken. En doordat de ontwikkelingen ook frequenter uitgeleverd worden, moeten de implementatie- en ontwikkelteams nauwer samenwerken. Er wordt soms dus 24/7 aan de IT gewerkt en op termijn zullen we steeds minder spreken van “projecten” en wordt het meer “continious delivery”. Om continious delivery succesvol toe te passen is het van belang om een goede gebruikerscommunity op te bouwen. Dit zien we ook veel terug in de video game industry. Een goed voorbeeld hiervan is Fortnite. Deze game werd in 2017 gelanceerd en brengt sindsdien wekelijks updates uit. Er wordt actief ingespeeld op spelersfeedback door aan te moedigen om bugs te rapporteren, wensen in te dienen, evenementen te organiseren en community spelers als eerste kennis te laten maken met nieuwe features. Bij VVA moedigen wij onze klanten ook aan om actief te participeren in gebruikersgroepen van de IT leveranciers. Wij hebben ook zelfs geholpen om gebruikersgroepen op te zetten. Dit zal met oog op de toekomst steeds belangrijker worden.

Tot slot

Vond je dit een interessant artikel, kijk dan ook zeker naar deze presentatie van het CHAOS 2020 Report.