Tobias 365 implementaties in samenwerkingsverbanden

Vanuit de business unit “Informatisering” bij VVA zijn we regelmatig betrokken bij selecties en implementaties van applicaties in samenwerkingsverbanden tussen woningcorporaties.
Een van de recente aansprekende projecten binnen een van de samenwerkingsverbanden is de Tobias365 upgrade, het primaire systeem van de samenwerkende corporaties.
In een interview met projectmanager Eric Jansen van VVA deelt hij de voor- en nadelen en aandachtspunten van implementaties in samenwerkingsverbanden.

Welke specifieke voordelen ervaar je bij het implementeren van een ERP-systeem binnen een samenwerkingsverband van woningcorporaties (in plaats van zelfstandige/losse implementaties)?
“Naast uit te onderhandelen inkoopvoordelen kun je bij volgordelijke implementaties gebruik maken van de voorbeeld-documenten en opgedane kennis. Het helpt als veel keuzes al voor je gemaakt zijn en je niet alles door hoeft te nemen.”

Hoe draagt de samenwerking tussen de woningcorporaties bij aan een efficiëntere inrichting van processen met behulp van een ERP-systeem?
“Hierbij maken we gebruik van de “power of the mass”. Door experts samen te brengen tussen corporaties, ondersteund door de ERP-leverancier, komen ze gezamenlijk tot betere inrichtingskeuzes. Bovendien wordt er vaker aandacht besteed aan de inrichting omdat er iemand anders is die een optimalisatie door wil voeren.”

Welke rol speelt kennisdeling binnen het samenwerkingsverband tijdens de ERP-implementatie en welke voordelen levert dit op?
“Een grote rol. Kennisdeling wordt gerealiseerd door enerzijds mensen samen te brengen maar ook door de noodzakelijke documentatie, die een samenwerking met zich meebrengt. Documenteren is niet sexy en kost tijd en geld, maar levert wel de fundering voor kennismanagement.”

Welke uitdagingen ervaar je bij het afstemmen van de verschillende behoeften en eisen van woningcorporaties binnen het samenwerkingsverband?
“Het adagium “alleen ga je sneller, samen kom je verder” is hierbij wel van toepassing. Samenwerken kost tijd en inspanning. Afstemmen vraagt ook om concessies en compromissen. Valkuil is dat je niet moet polderen om iedereen tevreden te houden maar echt samen tot een gedragen beste oplossing moet zien te komen.”

Hoe ga je om met verschillen in besluitvormingsprocessen tussen de woningcorporaties bij ERP-implementaties?
“Dat vraagt commitment van het management van de corporaties. Zij moeten bereid zijn zicht te conformeren aan een op elkaar afgestemd besluitvormingsproces. Je gaat daarbij zo snel als de traagste schakel, het kan daardoor ook een stimulans zijn om snelle en efficiënte besluitvorming te realiseren.”

Zijn er specifieke situaties waarin de samenwerking tussen de woningcorporaties de snelheid of effectiviteit van de ERP-implementatie negatief beïnvloedt?
“Ja, zoals eerder gezegd, samenwerken vraagt aanpassing, verandering en dat gaat niet altijd snel of effectief. Vraag is waar de prioriteit ligt, bij effectiviteit of efficiëntie, bij snelheid of kwaliteit?”

Hoe zorg je ervoor dat alle betrokken woningcorporaties zich gehoord voelen tijdens de implementatie van het ERP-systeem?
“Dat kan wel eens een uitdaging zijn, omdat niet alle medewerkers van corporaties gewend zijn zich uit te spreken binnen een samenwerkingsverband. Dat proberen we te stimuleren door medewerkers te wijzen op hun verantwoordelijkheid maar ook door ze daarbij te ondersteunen in bijvoorbeeld ontwikkelsessies voor de beheer- en ontwikkelorganisaties.”

Wat zijn volgens jou de belangrijkste factoren die de adoptie van het ERP-systeem door alle woningcorporaties in het samenwerkingsverband kunnen bevorderen of belemmeren?
“Inzicht in de werking van ketenprocessen en de invloed daarvan op de resultaten voor de organisatie, alsmede op de kwaliteit van de dienstverlening voor de huurders is essentieel. Als je weet waarvoor je iets doet en het belang daarvan inziet ga je het ook doen. Zowel binnen een corporatie, maar zeker ook binnen een samenwerking is de fun-factor van belang. Medewerkers moeten het ook leuk vinden om met het systeem aan de slag te zijn en dat samen met collega’s te doen. Ze zetten wij bijvoorbeeld ook digi-challenges in om de adoptie te bevorderen.”

Welke afspraken zijn er gemaakt om de governance en het beheer van het ERP-systeem na de implementatie tussen de verschillende corporaties te waarborgen?
“De corporaties hebben (een deel) van het beheer uitbesteed. Contractmanagement, change-management, release-management en incident-management doen ze samen onder begeleiding. Randvoorwaardelijk daarbij is een goede documentatie.”

Wat zijn volgens jouw cruciale leerpunten uit eerdere ERP-implementaties binnen een samenwerkingsverband van woningcorporaties die je zou willen meenemen in toekomstige projecten?
“Commitment van alle betrokkenen is cruciaal. Soms moet je een concessie doen. Soms moet je je kwetsbaar opstellen, dat je het zelf nog niet zo goed voor elkaar hebt, wordt je uit je comfort zone getrokken. Goede afspraken vooraf en goede communicatie tijdens de implementatie kunnen daarbij helpen. Valkuil voor een externe begeleider of een leverancier is dat het allemaal logisch lijkt wat er moet gebeuren maar dat dat voor een individuele medewerker niet zo is.”